Transformando los 20 errores más comunes en una implementación de ERP en grandes oportunidades para la Empresa

1. Diseñar una campaña que informe de manera eficaz los desafíos y exigencias de implementar un ERP en las primeras de cambio. Fomentar y establecer metas con resultados tangibles en el corto y mediano plazo. Planificar los recursos financieros, logísticos y humanos para atender las necesidades derivadas de la fase diseño, conceptualización, desarrollo e implementación. 
2.       Establecer mecanismos eficientes de inducción y formación del uso y máximo aprovechamiento de las herramientas que provee el ERP. Establecer y modificar los roles susceptibles a ser modificados, ofrecer incentivos económicos, sociales y profesionales que motiven a los trabajadores, no solo al aprendizaje sino además a su incorporación a esas nuevas tareas o forma de hacer las cosas.

3.       Apoyarse en el desarrollo y adaptación de nuevas funcionalidades en las personas que más tienen experiencia, auparlos a promover la simplificación de las tareas, repetitivas y redundantes.

4.       Garantizar y contar con la voluntad política de las personas que toman las decisiones dentro de la empresa, que las decisiones que sean tomadas, cuenten con la aprobación y consenso de aquellos que podrían en algún momento cambiar el curso o detener los avances.

5.       Crear un grupo especializado cuya razón de existir sea principalmente la revisión meticulosa de los avances del proyecto, que actualice e informe, de manera oportuna aquellos cambios necesarios o que se hayan olvidado en el desarrollo de la planificación.

6.       Mantener una postura activa y positiva durante la implementación y desarrollo del ERP. Tener en cuenta que los resultados no sólo dependen del ERP y que no es el fin, es un vehículo para alcanzar los objetivos corporativos, y que depende de cada uno de los involucrados, directos e indirectos.

7.       El ERP debe tener siempre como meta la innovación, la simplificación de procesos y tareas, de aglutinar todo aquello que sea recurrente e innecesario, que genere desgaste en recursos, tiempo y sobre todo dinero para eliminarlos, transformarlos o mitigarlos.

8.       Tener en cuenta la resilencia natural del ser humano, ante todo aquello que nos perturbe o nos saque del estatus Quo en que nos encontramos. La identificación y transformación de esos pequeños líderes que subyacen en cada grupo, en cada área de trabajo, que puedan impactar negativamente es vital, convertirlos en motores impulsores es crucial para el éxito.

9.       Contratar y/o formar a personas especializadas, entusiasmadas y que compartan la misma visión y objetivos del ERP es imperativo.

10.   Es importante establecer mesas de trabajo  comunicacionales que permitan identificar las prioridades corporativas de manera coherente y proactivas, a fin de no perder el horizonte y que todos remen hacia un objetivo común.

11.   Es importante establecer un período de pruebas antes de su implementación, efectuar pruebas de estrés,  de rendimiento, de eficiencia.  Son elementos que no deben tomarse a la ligera. De igual manera, es también importante consolidad un equipo especializado que atienda de manera oportuna contingencias y que su razón de existir sea el mantenimiento de esta plataforma.

12.   Mantener relaciones y acuerdos de servicio con casas especializadas y asesoras en ERP´s, que permitan y oriente bajo su experiencia, mejores prácticas entre otras la consolidación del mismo.

13.   El ERP debe comprender y facilitar la razón social de la empresa, debe de igual manera captar la parte emotiva imbricada en la misma, no debe ser un “refrito” o copia de otra implementación de otra empresa. Cada empresa nace y vive bajo eso distinto que la hace única.

14.   Sacar el jugo y conocer bien cada uno de los módulos y facilidades del sistema es importante. Dar formación continua e implementar un gestor de conocimiento, sería parte de la solución.

15.   Si es necesario efectuar recortes de gastos e inversión durante el desarrollo e implementación del ERP, es necesario tomar en cuenta no sólo los impactos a corto, sino además los de mediano y largo plazo, que podrían no sólo detener el ERP, sino además ralentizar el ingreso por productos y servicios prestados a los clientes.´

16.   El manejo y uso de la data e información es importante. Si la mayoría de la data está en formato no digital, sería importante evaluarla y digitalizar toda aquella que se considere necesaria y que pueda dar mejoras al negocio. Actualmente, los sistemas de BI permiten a través del análisis de data antigua y nueva, elaborar cuadros y gráficas que ayudan en la toma de decisiones y mejoras del proceso rentable de las empresas.

17.   Es necesario tener una visión clara y comprometida con el futuro de la empresa y como el ERP puede contribuir con ello, ya que este debe facilitar la superación de los retos y desafíos que quizás pueden pre-identificarse.

18.   Para los clientes debe ser transparente el proceso de implementación del ERP. Sin alguno de los procesos falla deben tenerse en cuenta planes de contingencia.

19.   Establecer mecanismos que vallan cerrando en forma progresiva y determinada aquellos procesos que el ERP valla sustituyendo. Tomar en cuenta que algunos será de forma disruptiva y no habrá otra forma de hacerlo.

20.   Comprometer y comprometerse desde las más altas esferas hasta los más bajos niveles de la empresa, siempre marcará la diferencia y éxito de la implementación de un ERP.